Een digitale veilige ruimte voor meer vertrouwen en innovatie bij de gemeente Aken

De uitdaging: het juiste aanbod is moeilijk te vinden

Met deze aanpak speelt de stad Aken specifiek in op de wensen van werknemers in Duitsland. 3 op de 5 werknemers zouden bijvoorbeeld meer digitale hulp en advies willen. 4 op de 5 werknemers zeggen ook dat een anoniem en digitaal communicatiekanaal het voor hen gemakkelijker zou maken om een consult in te winnen.

Daarom was de stad Aken op zoek naar een digitaal platform dat alle bestaande interne en externe vertrouwenspersonen flexibel in een systeem integreert.

Klokkenluiders- en klokkenluiderssystemen voorzien wel in de behoefte aan een nalevingsoplossing. Ze bieden echter geen hulp bij zaken als conflicten of geestelijke gezondheidsrisico's.

Externe meldpunten die op dit punt beginnen, zijn op hun beurt niet altijd beschikbaar, vormen een hogere barrière en worden vaak alleen gebruikt als het probleem al acuut is.

„Evermood helpt ons om rapportages effectief te verwerken door alle bestaande contactpunten samen te brengen in één overzicht. Dit zorgt niet alleen voor transparantie over de werklast van onze contactpunten, maar geeft ook een gedetailleerd beeld van vragen en zorgen die belangrijk zijn voor onze medewerkers.”

— Wolfgang Pauels, Chief Digital Officer van de stad Aken

Waarom de stad Aken voor Evermood heeft gekozen

Evermood is het enige digitale platform dat laagdrempelig contact en netwerken met ondersteunende diensten mogelijk maakt. Dankzij een uitgebreid rolrechtensysteem kunnen, afhankelijk van het onderwerp, de juiste vertegenwoordigers worden opgeslagen en anoniem via chat of persoonlijk worden gecontacteerd. Deze aanpak helpt de stad Aken potentiële conflicten eerder te identificeren en de gezondheid en tevredenheid van haar werknemers duurzaam te bevorderen.

Bovendien voldoet de stad Aken met de introductie van Evermood aan de wettelijke vereisten. Dit komt omdat de onlangs aangenomen EU-klokkenluidersrichtlijn bedrijven met meer dan 50 werknemers verplicht om een anoniem meldingssysteem in te voeren. Als uitgebreid klokkenluidersysteem voldoet Evermood aan de wet en wordt het door de stad Aken gebruikt om aan de richtlijn te voldoen. Dit zorgt ervoor dat verslaggevers toegang hebben tot Evermood vanaf elk apparaat met een browser, zelfs zonder officiële internettoegang.

Evermood positioneert zich duidelijk als een externe provider. Enerzijds is hiervoor geen toegang tot het intranet vereist, wat betekent dat alle medewerkers overal hulp kunnen krijgen. Aan de andere kant versterkt de scheiding van het stadsbestuur als werkgever het vertrouwen van de betrokkenen in de neutraliteit van de communicatieoplossing.

Door samen te werken met Evermood profiteert de stad Aken ook van de deskundigheid van de Evermood Adviesraad bij de verzorging van haar medewerkers. Als voormalig hoofd van het federale antidiscriminatiebureau is mevrouw Christine Lüders bijvoorbeeld als senior partner aanzienlijk betrokken bij de aanbevelingen voor actie die Evermood automatisch genereert op basis van bestaande gegevens.

Met dit alles geniet de stad Aken maximale veiligheid. Dit komt omdat Evermood niet alleen bijzondere waarde hecht aan de anonimiteit van melders, maar ook aan gegevensbescherming en gegevensbeveiliging tijdens alle processen. Alle gegevens worden uitsluitend verwerkt en opgeslagen in Duitse ISO 27001-gecertificeerde hoogbeveiligde centra. Daarnaast worden alle procedures regelmatig beoordeeld door externe advocaten en IT-deskundigen.

„Netwerkorganisaties vormen de hoeksteen van innovatiekracht. Evermood is een van de maatregelen die we gebruiken om actief het doel van zinvolle en uitgebreide netwerken na te streven.”

— Wolfgang Pauels, Chief Digital Officer van de stad Aken

Hoe Evermood de stad Aken ondersteunt

Met Evermood kun je niet alleen alle bestaande aanbiedingen op één plek bundelen. Voor de stad Aken creëren we ook gedetailleerde analyses en statistieken in een dashboard en geven zo een nauwkeurig beeld van het werkklimaat.

Op basis van gegevens kan het stadsbestuur dus heel snel en op een goed onderbouwde manier gerichte maatregelen afleiden, die de samenwerking, motivatie en bedrijfscultuur duurzaam verbeteren. Tijdens het gebruik van Evermood wordt een „Evermood Trustees Network” opgericht, waarin winkelstewards regelmatig professioneel worden opgeleid en voorbereid aan de hand van praktische voorbeelden om toekomstige problemen en situaties aan te pakken. Het netwerk dient ook om gestandaardiseerde procedures continu te coördineren.

Met zijn scala aan functies helpt de digitale oplossing van Evermood om de tevredenheid van werknemers en de operationele gezondheid in de stad Aken duurzaam te bevorderen en personeelskosten te besparen door ziektedagen en personeelsverloop te verminderen.

Klinkt dat ook interessant voor jouw stad? Door de omvang, de verscheidenheid aan taken en de diversiteit van medewerkers in de stad Aken is overdraagbaarheid naar zoveel mogelijk andere lokale autoriteiten en gemeentelijke bedrijven gegarandeerd. Praat met ons om erachter te komen hoe Evermood ook waarde toevoegt aan jouw organisatie.

‍

‍